Nieuwsbrieven
Krijg grip op uw e-mail!
- Nieuwsbrief: 2009 voorjaar
- Rubriek: Doetip
- Auteur(s): Ingrid Hermans,
E-mail heeft een snelle opmars gemaakt. Het leek een effectief en efficiënt communicatiemedium, maar inmiddels zijn ook de keerzijdes merkbaar. Wat kunt u slimmer doen om de mailbox niet uw gemoedsrust te laten bepalen? Ingrid Hermans deelt met ons haar tips.
Hoe werkt het?
Mensen zijn nieuwsgierig. Een binnenkomende e-mail lezen is een makkelijke afleiding. En meestal blijft het op dat moment daarbij. U neemt geen beslissing hoe de e-mail af te handelen. Wanneer u dit tien maal per dag, vijf dagen per week doet bent u zo een ‘kostbaar' uur verder. Later opent u de e-mail nog eens en nu blijkt u de vraag, die uw collega Hans u stelt, niet helemaal te snappen. En waarom stelt hij deze vraag aan u en niet aan uw collega Jacqueline? U zendt een e-mail naar Hans met de vragen die u nog heeft. Voor het gemak CC't u Jacqueline en uw leidinggevende. Dan weten zij ook wat er speelt. En voor u het weet ontstaat er een levendige e-mailwisseling waar inmiddels vier mensen bij betrokken zijn.
Effecten
E-mail is een prachtige uitvinding en heeft naast vele voordelen ook enkele valkuilen. Zo zorgt e-mail voor een grote stroom (gewilde of ongewilde) informatie. Ik zie nog steeds onvoldoende besef bij mensen dat er tijd gepland moet worden waarin met aandacht e-mails bekeken en verwerkt worden. Dagelijks naar huis met een inbox met nog twintig te lezen berichten levert onbewust stress op.
E-mail is eenrichtingsverkeer en daarom geen geschikt communicatiemiddel voor uitgebreide of ingewikkelde vragen. Er vindt immers geen uitwisseling van kennis en gedachten plaats. De daardoor vaak ontstane langdurige e-mailwisselingen zorgen voor veel tijdverlies en een vertraging van het werkproces.
Daarnaast is e-mail een communicatiemiddel zonder een non-verbale component. De ontvanger van een bericht kan de waarde of het belang die de verzender aan het bericht hecht niet inschatten. E-mail zorgt dan soms voor irritatie en ergernissen over en weer, voor minder sociaal contact en minder gevoel van onderlinge verbondenheid.
E-mail is dus ongemerkt een tijdvreter en stressveroorzaker geworden. Tijd voor een pas op de plaats. Wat kunt u zelf doen?
Tips bij verwerken
- Zet het waarschuwingsbericht voor inkomende e-mail uit.
- Plan vaste tijden voor het - met aandacht - afhandelen van uw inkomende e-mail.
- Lees een e-mail maar éénmaal en beslis direct: kunt u binnen twee minuten antwoorden, handel het direct af; vereist het gevraagde meer tijd, plan de vervolgactie in uw agenda en laat zo nodig de verzender weten wanneer u het oppakt.
- Betreft het een ‘e-mail ter informatie' die niet terug te vinden is in een ‘centraal werkarchief' sla de e-mail op in een daarvoor speciaal aangemaakte map in uw inbox die u direct kunt raadplegen. Staat het bericht wel in een centraal archief, verwijder de e-mail dan na het lezen.
- Verzamel een maand lang de e-mails waarin u ge-CC't/ge-BCC't bent. Maak hiervoor een aparte box aan. Klik na een maand op de naam van een verzender. In een oogopslag verschijnen alle e-mails van de betreffende persoon. Wanneer voor u onduidelijk is waarom u deze e-mail ontvangt, bespreek dit dan met de verzender en spreek tevens af hoe u in het vervolg te werk wilt gaan.
Tips bij verzenden
E-mail is een geschikt communicatiemiddel voor korte simpele vragen, het bevestigen van afspraken en bijvoorbeeld het verzenden van stukken ter informatie.
E-mailverkeer is niet geschikt voor ingewikkelde vragen, spoedzaken, meningsverschillen of gevoelige zaken. In dit soort gevallen pakt u de telefoon of plant u een afspraak.
Wilt u toch een e-mail schrijven:
- formuleer dan duidelijk het onderwerp;
- houd de inhoud van de e-mail helder en beknopt, verplaats u in de ontvanger;
- geef - aan het begin van de e-mail - aan of en wanneer u een reactie verwacht. Houd er rekening mee dat u de agenda van de ander niet kent.
E-mail is een relatief nieuw communicatiemiddel; verdiep u eens in de software of vraag uw collega naar gemakken die het programma zelf al voor u bedacht heeft om er efficiënt mee te werken.
Voor deze tips heb ik gebruik gemaakt van mijn ervaringen en heb ik me beslist ook laten inspireren door het boek ‘Efficiënt E-mailen' van Denise Hulst (ISBN 978 90 274 4779 1).
Meer informatie: http://www.ingridhermans.nl
« Terug« Artikelen zoeken